Для этого надо оформить приказ:
(или) об изменении штатного расписания, если из него совсем исключаются какие-то должности (сокращение штата);
(или) о сокращении численности работников, если уменьшается количество работников по всем или некоторым должностям (сокращение численности).
Но нередко эти мероприятия проводятся одновременно, тогда все объединяется в одном приказе. Этим же приказом имеет смысл утвердить комиссию из числа сотрудников организации, которая будет заниматься:
- составлением списка подлежащих сокращению работников;
- подбором вакансий для сокращаемых;
- вручением им уведомлений о предстоящем сокращении.

Уведомить о сокращении орган занятости надо, даже если вы сокращаете всего одного работника. Уведомление надо направить до предполагаемой даты увольнения работников
(если) сокращение не приведет к массовому увольнению - не позднее чем за 2 месяца;
(если) сокращение приведет к массовому увольнению - не позднее чем за 3 месяца.

Каждого сокращаемого работника надо предупредить о предстоящем увольнении письменно и под роспись. Вручить уведомление надо:
(или) не позднее чем за 7 календарных дней, если это сезонный работник
(или) не позднее чем за 3 календарных дня, если с работником заключен трудовой договор на срок до 2 месяцев
(или) не позднее чем за 2 месяца - всем остальным работникам
В этом уведомлении любому сокращаемому работнику (в том числе сезонному и временному) обязательно надо предложить подходящую работу в вашей организации в том же населенном пункте, если она есть на момент вручения уведомления. Подходящей считается:
(или) вакантная должность (работа), соответствующая квалификации работника и состоянию здоровья;
(или) вакантная нижестоящая должность (нижеоплачиваемая работа), которую работник может выполнять с учетом квалификации и состояния здоровья.
Если же подходящие вакансии будут появляться в период со дня предупреждения работника и до дня его увольнения, то их тоже нужно ему предлагать.
Рассказываем руководителю
Чтобы не нарушить сроки уведомления органа занятости, надо определить, будет ли увольнение массовым.
массовым считается увольнение по сокращению:
(или) 50 и более человек за 30 дней;
(или) 200 и более человек за 60 дней;
(или) 500 и более человек за 90 дней.
Уведомление о предстоящем сокращении нужно составить в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а другой с его подписью о получении уведомления хранится в личном деле работника.

    Если работник отказался расписаться в получении уведомления на вашем экземпляре, то нужно составить об этом акт в присутствии минимум двух незаинтересованных свидетелей.
При согласии работника на перевод:
- оформляете дополнительное соглашение к его трудовому договору о переводе на другую постоянную работу;
- издаете приказ о переводе работника на другую работу. За основу можно взять унифицированную форму N Т-5 или N Т-5а;
- вносите запись о переводе в трудовую книжку работника;
- отражаете информацию о переводе в разделе "Прием на работу и переводы на другую работу" личной карточки работника, где он должен расписаться.
Если на момент вручения уведомления работнику в организации нет подходящих вакансий, то вместо предложения о переводе в уведомлении указывается следующее.

Если работник не возражает, то с ним можно расторгнуть трудовой договор до истечения срока предупреждения об увольнении с выплатой дополнительной компенсации.
         При увольнении в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ Работнику будет выплачено выходное пособие в размере  среднего  месячного заработка, сохранен средний месячный заработок на период  трудоустройства в соответствии со ст. 178 Трудового кодекса   РФ,   а   также   выплачена дополнительная    компенсация    за   увольнение   до   истечения   срока предупреждения об увольнении в размере двух средних  месячных  заработков(ст. 180 ТК РФ.                                                        
Отметим, что для работодателя досрочное увольнение по сокращению не всегда выгодно. Ведь если в течение срока предупреждения вы не сможете обеспечить сокращаемого сотрудника работой по экономическим, технологическим или организационным причинам, то можно оформить на это время простой. А он при отсутствии вины работодателя оплачивается в размере 2/3 оклада или тарифной ставки.
А дополнительная компенсация за досрочное увольнение рассчитывается исходя из среднего заработка, а он, как правило, больше оклада или тарифной ставки, которые получит работник за работу в течение срока предупреждения.
Шаг 5. Оформляем приказ об увольнении сокращаемых работников
За основу можно взять унифицированную форму N Т-8 или N Т-8а.
Приказ надо составить не позднее дня увольнения.
Не забудьте ознакомить работника под роспись с этим приказом. А если он откажется, сделайте на приказе отметку об этом (например, "Ознакомиться под роспись с приказом отказался").
Шаг 6. Оформляем запись об увольнении в трудовой книжке и личной карточке работника
В день увольнения работнику надо выдать трудовую книжку с записью об увольнении. Основание и дату увольнения, а также дату и номер приказа об увольнении надо отразить в заключительном разделе личной карточки работника, где он также должен расписаться.

В этом случае дополнительно необходимо:
- уведомить профсоюз о сокращении в те же сроки и по той же форме, что и орган занятости (см. шаг 2), даже в том случае, если под сокращение попали работники, не состоящие в профсоюзе. Обязательно зафиксируйте дату получения этого уведомления профсоюзом, поскольку нельзя начать предупреждать работников об увольнении (см. шаг 3) ранее этой даты.
- направить в профсоюз проект приказа об увольнении по сокращению, если работник состоит в профсоюзе или является членом комиссии по трудовым спорам, приложив к нему копию приказа об изменении штатного расписания или сокращении численности (см. шаг 1).На то, чтобы успеть уволить такого работника, у вас есть месяц (исключая периоды временной нетрудоспособности работника, пребывания его в отпуске и другие периоды отсутствия работника, когда за ним сохраняется место работы (должность)) со дня получения мнения профкома.. А на получение его мнения у вас уйдет максимум 10 рабочих дней:
- 7 рабочих дней со дня получения проекта приказа даны профсоюзу на то, чтобы он мог письменно выразить свое мнение;
- 3 рабочих дня нужно заложить на проведение совместных консультаций с профсоюзом, если он не согласен с увольнением работника. Их результат надо оформить протоколом.
То есть проект приказа надо направить в профком не ранее чем за месяц и не позднее чем за 10 рабочих дней до запланированной даты увольнения сокращаемого сотрудника
Заметим, что наличие возражений со стороны профсоюза и недостижение согласия во время проведения совместных консультаций не препятствует увольнению работника - члена профсоюза. Однако такое увольнение работник или профсоюз в течение 10 дней может обжаловать в трудинспекцию, которая в случае признания увольнения незаконным может восстановить уволенного сотрудника на работе с оплатой вынужденного прогула.